Introducción: ¿Por qué tu cliente te pide un formulario W? #
Cuando una empresa estadounidense te va a pagar, necesita documentación fiscal para cumplir con las regulaciones del IRS. Esta documentación determina si debe retener impuestos de tus pagos y cómo debe reportarlos.
Los Diferentes Formularios W: ¿Cuál Necesitas? #
🇺🇸 Formulario W-9: NO ES PARA TI #
¿Qué es? Certificado para personas o entidades estadounidenses
¿Quién lo usa?
- Ciudadanos estadounidenses
- Residentes permanentes (Green Card)
- Empresas constituidas en EE.UU. que tributan allí
- LLC con conexión efectiva en EE.UU.
¿Por qué NO aplica para ti?
- Eres residente fiscal en España/extranjero
- Tu LLC no tiene conexión efectiva con EE.UU.
- No tienes empleados, oficina ni operaciones en EE.UU.
📄 Formulario W-8BEN: Para Personas Físicas #
¿Qué es? Certificado para individuos extranjeros
¿Cuándo usarlo?
- Si cobras como persona física (freelancer)
- Si facturas con tu nombre personal
- Si NO usas tu LLC para esta transacción
🏢 Formulario W-8BEN-E: ESTE ES TU FORMULARIO #
¿Qué es? Certificado para entidades extranjeras
¿Por qué este formulario?
- Tienes una LLC (entidad legal)
- Quieres cobrar a nombre de la LLC
- La LLC es «disregarded entity» con propietario extranjero
❌ Otros Formularios W-8 (No Aplican) #
- W-8ECI: Para ingresos conectados con negocio en EE.UU.
- W-8EXP: Para gobiernos y organizaciones exentas
- W-8IMY: Para intermediarios financieros
Cómo Completar el Formulario W-8BEN-E #
📝 PARTE I – Identificación del Beneficiario (OBLIGATORIA) #
Línea 1 – Nombre de la organización
✅ Escribe: El nombre completo de tu LLC
Ejemplo: BARALAYIKI LLC
Línea 2 – País de incorporación
✅ Escribe: United States (donde se constituyó la LLC)
Línea 3 – Nombre de entidad ignorada
✅ Déjalo en blanco (solo se usa en casos especiales)
Línea 4 – Tipo de entidad (Chapter 3 Status)
✅ Marca: ☑ Disregarded entity
❓ ¿Es híbrida haciendo reclamo de tratado?: ☐ Yes ☑ No
Línea 5 – Estado FATCA (Chapter 4 Status)
Para una LLC con un solo dueño extranjero, tienes varias opciones:
- Si tu LLC es pequeña y no invierte: marca
Active NFFE(La mayoría de los casos) - Si no estás seguro: marca
Passive NFFE
Línea 6 – Dirección permanente
✅ Tu dirección en España/tu país (NO uses P.O. Box)
Ejemplo:
Calle Example 123, Piso 4
Madrid, 28001
SpainLínea 7 – Dirección postal
✅ Solo completa si es diferente a la línea 6
Línea 8 – U.S. TIN (EIN)
✅ Escribe el EIN de tu LLC (formato: XX-XXXXXXX)
Línea 9a – GIIN
✅ Déjalo en blanco (las LLC pequeñas no tienen GIIN)
Línea 9b – Foreign TIN
✅ Tu NIF/NIE español o número fiscal de tu país
Línea 10 – Número de referencia
✅ Solo si tu cliente te dio un número específico
⏭️ PÁGINAS 2-7: DÉJALAS COMPLETAMENTE EN BLANCO #
No necesitas completar:
- ❌ Parte II – Entidad Ignorada o Sucursal
- ❌ Parte III – Beneficios de Tratado
- ❌ Partes IV a XXVIII – Todas las certificaciones de estado
¿Por qué? Tu cliente completará las secciones que necesite según sus requisitos internos.
✍️ PÁGINA 8 – PARTE XXX: Certificación (OBLIGATORIA) #
Esta es la declaración bajo pena de perjurio. Debes:
- NO marques ninguna casilla – están pre-impresas en el formulario
- FIRMA con tu nombre
- IMPRIME tu nombre completo al lado
- FECHA en formato MM-DD-YYYY
Para una LLC disregarded entity típica:
- ✅ Página 1: Parte I completa
- ⏭️ Páginas 2-7: Saltar (dejar en blanco)
- ✅ Página 8: Parte XXX (Certificación y firma)
Total: Solo completas 2 secciones del formulario de 8 páginas
Errores Comunes a Evitar #
- ❌ NO uses W-9 – Es solo para personas/entidades estadounidenses
- ❌ NO uses W-8BEN – Es para individuos, no entidades
- ❌ NO completes todas las partes – Solo las que aplican
- ❌ NO dejes la línea 4 sin marcar – Debes indicar «Disregarded entity»
- ❌ NO olvides firmar – Sin firma, el formulario no es válido
Ejemplo de Conversación con tu Cliente #
Cliente: «Necesito que completes un W-9»
Tú: «Como mi LLC tiene propietario extranjero y no tiene conexión efectiva con EE.UU., el formulario correcto es el W-8BEN-E. Este certifica mi estatus fiscal y evita retenciones innecesarias. Te lo envío completado.»
Preguntas Frecuentes #
P: ¿Por qué el formulario tiene 8 páginas si solo completo 2secciones?
R: El W-8BEN-E cubre muchos tipos de entidades (bancos, fondos, gobiernos, etc.). Cada tipo completa diferentes secciones.
P: ¿Necesito completar esto cada vez que tengo un cliente nuevo?
R: Sí, cada cliente/pagador necesita su propio W-8BEN-E en sus archivos.
P: ¿Cuánto tiempo es válido el formulario?
R: Generalmente 3 años desde la fecha de firma, a menos que cambien las circunstancias.
P: ¿Qué pasa si me equivoco?
R: Puedes completar uno nuevo. El más reciente reemplaza al anterior.
Conclusión #
El W-8BEN-E puede parecer intimidante con sus 8 páginas, pero para una LLC disregarded entity con propietario extranjero, solo necesitas completar:
- Información básica (Parte I)
- Certificación y firma (Parte XXX)
Esto le confirma a tu cliente estadounidense que:
- No eres una persona/entidad estadounidense
- No están obligados a retener el 30% de tus pagos
- Pueden reportar correctamente los pagos al IRS
¿Tienes todo claro? ¡Ahora puedes completar tu W-8BEN-E con confianza!