Si acabas de crear tu LLC, una de las preguntas más frecuentes es: ¿qué gastos puedo deducir? Esta guía responde las dudas más comunes basándose en experiencias reales que emprendedores como tú nos hacen en el departamento de soporte.
¿Qué es un Gasto Deducible? #
Un gasto deducible es aquel que puedes restar de tus ingresos brutos para reducir la base imponible de tu LLC. La regla de oro es simple: hazte estas dos preguntas antes de realizar cualquier gasto:
- ¿Este gasto lo haría una empresa?
- ¿Este gasto lo haría una empresa de mi sector?
Si ambas respuestas son afirmativas, es un gasto deducible.
El Beneficio de los $18,000 por Home Office #
Uno de los mayores beneficios fiscales que tiene una LLC es la deducción de $18,000 anuales ($1,500 mensuales) por concepto de trabajar desde casa. Este beneficio:
- No requiere justificación con facturas o tickets
- Cubre todos los gastos dentro de tu hogar: alquiler, internet, luz, gas, agua
- Se calcula proporcionalmente según los meses que hayas tenido la LLC activa
- Es aplicado automáticamente por tu contable al final del año
¿Qué NO debes incluir como gastos separados? #
- Alquiler de tu vivienda
- Facturas de luz, agua, gas
- Internet de tu casa
- Cualquier gasto que ocurra dentro de tu hogar
Estos ya están cubiertos por los $18,000 anuales.
Requisito Fundamental: La Cuenta Bancaria #
IMPORTANTE: Para que un gasto sea deducible, debe salir de la cuenta bancaria de la LLC, no de tu cuenta personal.
Excepciones durante el primer año: #
- Mientras obtienes el EIN, puedes usar temporalmente una cuenta personal exclusiva para la LLC
- Los gastos de constitución de la LLC son deducibles aunque se hayan pagado antes de tener la cuenta empresarial
- Durante el primer año hay más flexibilidad, pero debes cambiar a la cuenta empresarial lo antes posible
Gastos Deducibles Comunes #
1. Transporte y Vehículos #
- ✅ Gasolina
- ✅ Seguro del coche
- ✅ Reparaciones y mantenimiento
- ✅ Renting o leasing
- ✅ Taxis y Uber (incluido Uber Eats si recargas la cuenta con la tarjeta de la LLC)
2. Viajes y Desplazamientos #
- ✅ Vuelos (en cualquier circunstancia)
- ✅ Hoteles y alojamientos
- ✅ Transporte durante los viajes
3. Comidas y Entretenimiento #
- ✅ Restaurantes (evita fast food donde no llevarías a un cliente)
- ✅ Comidas de negocio
- ✅ Con el ticket es suficiente, no necesitas factura completa
4. Tecnología y Herramientas #
- ✅ Ordenadores y equipos
- ✅ Software y suscripciones (hosting, dominios, herramientas digitales)
- ✅ Formación y cursos (incluidos cursos de idiomas)
5. Salud y Seguros #
- ✅ Seguro médico privado
- ✅ Gastos médicos pagados con la cuenta de la LLC
6. Servicios Profesionales #
- ✅ Cuotas de constitución y mantenimiento de la LLC
- ✅ Servicios de asesoría
- ✅ Cualquier servicio profesional relacionado con tu actividad
Gastos NO Deducibles #
- ❌ Gastos pagados en efectivo (no hay forma de rastrearlos)
- ❌ Gastos personales no relacionados con la actividad empresarial
- ❌ Gastos pagados desde cuentas personales (salvo excepciones del primer año)
- ❌ Entretenimiento que claramente no sea empresarial (ej: «bar de alterne a las 4 AM»)
Gestión de Gastos Publicitarios #
Si eres agente de marketing digital y gestionas campañas para clientes:
- Los gastos publicitarios de tus clientes SÍ son deducibles
- Debes tener las facturas de la plataforma publicitaria a nombre de tu LLC
- Es un gasto operativo, no un beneficio
Documentación Necesaria #
Para gastos normales: #
- Tickets o facturas simplificadas son suficientes
- No necesitas facturas completas para gasolina o restaurantes
- Guarda fotos o escaneos de todos los comprobantes
Para el IRS: #
- La contabilidad puede ser tan simple como una hoja de Excel
- Lo importante es tener respaldo de los gastos por si hay una auditoría
- En New Mexico, las LLC unipersonales tienen flexibilidad contable
Preguntas Frecuentes #
¿Puedo usar mi cuenta personal temporalmente? #
Solo durante el periodo de obtención del EIN y debe ser una cuenta exclusiva para la LLC.
¿Qué pasa si pago algo con mi tarjeta personal? #
Durante el primer año hay flexibilidad para gastos puntuales, pero debes cambiar a la cuenta empresarial cuanto antes. Después del primer año, estos gastos no serán deducibles.
¿Necesito adjuntar todas las facturas en Wave? #
No es obligatorio, pero sí recomendable para mantener el orden. Lo importante es tener los comprobantes guardados.
¿Puedo deducir gastos anteriores a la creación de la LLC? #
No, solo puedes deducir gastos desde la fecha de constitución de la LLC.
Conclusión #
La clave para maximizar tus deducciones fiscales es:
- Usar siempre la cuenta bancaria de la LLC
- Guardar todos los comprobantes
- Aplicar el sentido común: ¿lo haría una empresa de tu sector?
- Aprovechar el beneficio de $18,000 por home office
Recuerda que durante el primer año hay más flexibilidad, pero es importante establecer buenos hábitos desde el principio. Con una gestión adecuada, tu LLC puede ofrecerte importantes ventajas fiscales mientras desarrollas tu negocio de forma profesional.