En este artículo, aprenderás a navegar y utilizar la página de tu Plan General de Contabilidad (Chart of Accounts). La segunda parte de este artículo explica cada tipo de cuenta (account type) y cómo utilizarlas.
Puedes navegar entre los tipos de cuentas utilizando las pestañas de la parte superior de la página. Verás una pestaña para las cuentas de Activo, Pasivo, Ingresos, Gastos y Patrimonio (Assets, Liabilities, Income, Expenses y Equity).
Para añadir una cuenta nueva, haz clic en Add an Account e introduce el Tipo de cuenta (Account Type) y el Nombre de la cuenta (Account Name) opcional: introduce el ID de la cuenta (Account ID) y la Descripción (Description). Cuando hayas terminado, haz clic en Save.
Actualmente, no es posible añadir tipos de cuenta o subcuentas adicionales a tu Plan General de Contabilidad.
El Nombre de la Cuenta, el ID y la Descripción pueden editarse en cualquier momento haciendo clic en el icono del lápiz gris situado a la derecha de la cuenta que desees modificar.
El Tipo de Cuenta no puede editarse para ciertos tipos de cuentas una vez que han sido creadas; estas cuentas tendrán su casilla Tipo de Cuenta en gris. Además, algunos tipos de cuenta sólo pueden cambiarse a otros tipos determinados.
Si has creado accidentalmente una cuenta con un tipo incorrecto, que ya no se puede cambiar, puedes crear una nueva cuenta con el tipo correcto. A continuación, transfiere las transacciones. Una vez completado, puedes archivar o renombrar la cuenta antigua.
Las cuentas se pueden archivar haciendo clic en el icono del lápiz gris a la derecha de la cuenta y seleccionando la opción Archive Account que aparece en la nueva ventana que se abre.
Una vez archivada una cuenta, puedes seguir ejecutando informes para la cuenta y conservar las transacciones que se hayan categorizado en ella, pero no será posible utilizar la cuenta para ninguna transacción nueva a menos que se desarchive (lo que puede hacerse en cualquier momento invirtiendo los pasos anteriores). Cuando se archive una cuenta, verás una nueva etiqueta junto a ella en la página del Plan General de Contabilidad.
También puedes archivar completamente una cuenta -es decir, eliminarla de los informes y de la página de transacciones- borrando todas las transacciones que contenga antes de seguir las instrucciones anteriores para archivarla. Si no hay transacciones en ella y luego se archiva, no aparecerá en los informes, en las transacciones y no será una opción para futuras transacciones.
Impuestos sobre ventas (Sales Taxes) #
Cuando añadas un impuesto sobre las ventas, Wave te creará la cuenta correspondiente en la pestaña Pasivos. Esto no aplica en nuestro caso porque no vamos a emitir IVA en ningún momento, sí, por el contrario, recibimos una factura con IVA, que no deberíamos, ya que no somos sujetos a ser cargados con IVA, se contabilizara como un gasto normal.
ID de cuenta (Account IDs) #
Para añadir un ID de cuenta a tu plan de cuentas, puedes hacerlo al crear una cuenta nueva o haciendo clic en el icono del lápiz para editar la información de la cuenta.
Entendiendo los tipos de cuenta #
Cada categoría de tu plan de cuentas pertenece a uno de estos cinco tipos de cuenta: activo, ingreso, patrimonio, pasivo o gasto.
Activos (Assets) #
Los activos son cosas de valor que posee tu empresa. Un activo puede ser algo tangible, como dinero en efectivo, una cuenta bancaria, una propiedad o un equipo. O puede ser algo intangible, como la propiedad intelectual o el fondo de comercio.
Ejemplos de cuentas de activos comunes son las cuentas bancarias, como las cuentas corrientes o de ahorro, el inventario, los edificios o el equipamiento, y las cuentas por cobrar, que es el dinero que deben a tu empresa los clientes por los productos o servicios que les has prestado.
Ingresos (Income) #
Los ingresos son las ganancias que obtiene tu empresa. Pueden ser ingresos de explotación procedentes de los bienes o servicios que vende tu empresa o ingresos pasivos procedentes de cosas como inversiones.
Intenta utilizar cuentas de ingresos en Wave para hacer un seguimiento de cómo funcionan los distintos productos o servicios con tus clientes. Por ejemplo, si vendes paquetes de fotos de boda y paquetes de retratos familiares, crear una cuenta de ingresos para las fotos de boda y otra para las fotos familiares significa que podrás ver si un paquete se vende mejor que el otro, o cómo funciona cada producto a lo largo de un año.
Gastos (Expenses) #
Los gastos son salidas de fondos de tu empresa para pagar bienes y servicios que utiliza tu empresa.
Tu cuenta Wave se configurará con cuentas de gastos empresariales comunes, como Material de Oficina, pero siempre puedes añadir más en función de las necesidades específicas de tu empresa. Al igual que con las cuentas de ingresos, utiliza las cuentas de gastos para realizar un seguimiento de los distintos costes de tu empresa y obtener una visión más profunda de la misma.
Pasivo (Liabilities) #
Los pasivos son fondos que tu empresa debe a otras partes, es decir, deudas. Los saldos de las tarjetas de crédito, los préstamos comerciales o las líneas de crédito, y las facturas pendientes o los impuestos sobre las ventas adeudados al gobierno son ejemplos de pasivos empresariales habituales.
Patrimonio neto (Equity) #
Los fondos propios representan la diferencia entre tus activos y tus pasivos, y miden el valor neto de tu empresa. En otras palabras, el patrimonio neto es lo que quedaría si vendieras todos los activos de tu empresa y pagaras todas tus deudas.
Añades capital a tu empresa cuando tú u otra persona invierte dinero en ella. Sacas capital de tu empresa cuando tomas dinero de ella para uso personal.
